人を知る・総務課｜株式会社ベリーベスト

管理部　総務課　R.Mさん

不動産、生命保険会社の営業として従事。2021年、育児と両立できる環境を求め、ベリーベストに入所。前職までに培ったコミュニケーションスキルを生かし、課外の方からも気軽に声をかけてもらえるような雰囲気づくりを心掛けている。

管理部　総務課　K.Tさん

大学卒業後、小売業に11年勤務。そのうち9年は店長として店舗管理などのマネジメントや人材育成に従事。家庭内環境の変化から2022年にベリーベストへ入所。日々の庶務対応、備品発注・管理、福利厚生、郵便などを担当している。

ベリーベストの総務課は、未経験でもやりたかったことができる場所

R.M）私は前職まで営業職でしたが、転職を決意したのはコロナ禍による働き方の変化があったためです。自分の仕事を見つめなおし、営業職ではない職種にチャレンジしたいと思うようになった頃、偶然知人からベリーベストの総務課について紹介を受け、応募しました。

営業職もそうですが、私は誰かのためになる仕事がやりたいと思っています。転職活動をするなかで総務の仕事についても調べたのですが、そこで、総務は主に社員のためになる業務を行うことを知り、魅力に感じました。

また、私は生命保険会社に勤務していた頃から、書類に記載された規約などを通じ、法律に興味を持っていました。これらのきっかけから、ベリーベストの総務課に入ることを決意しました。

K.T）私は小売業で店長をしていましたが、休みが不定期なので、子どもが小学生に上がるタイミングで土日休みの会社への転職を考えました。店長として従業員の教育や採用などを行ううちに、事務所全体やメンバーへ貢献できる業務に興味を持ったため、それがかなう仕事を探していました。

未経験では総務に応募できない企業が多いなか、ベリーベストは未経験でもチャレンジすることができ、さらに、ベンチャー気質もあるので、総務経験はなくてもこれまでの経験を生かしながら働けると感じ、入所を決めました。

皆さんのためになりたい。チームの意識が信頼につながっている

R.M）入所当初の総務課は今より人が少なかったため、先輩が専門業務に集中できるよう、自分ができる業務はとにかくやりました。

たとえば、総務課には日々さまざまな部署から電話が来るため、率先して取るようにしています。総務課の先輩方に気持ちよく働いてもらうための「ホスピタリティ」を意識していくうちに、事務所全体のためにも動きたいと強く思うようになりました。

また、皆さんが快適に業務に取り組めるよう、自分で考えながら必要だと思うことを行っています。たとえば、総務課の業務として、お手洗いのペーパータオル交換がありますが、ついでに手洗い場のボウルを拭いています。ちょっとしたことですが、手洗い場がきれいだと気分もよくなるものです。

K.T）私もホスピタリティを心がけています。業務でほかのフロアに行くときは、総務が管理している備品の状況を確認するようにしています。総務に依頼が来る前に対応することで、皆さまのちょっとしたストレスを軽減できていると思っています。力仕事、歩き回る業務は多いですが、誰かのためになると思うと前向きに取り組めます。

ホスピタリティは総務課の全員が心がけていますが、以前はその気持ちがうまく機能しなかったこともありました。それぞれ責任感が強いあまりに、自分ひとりで問題を解決しようとしてしまったのです。しかし、そういった経験を通し、今はひとりで抱え込まず、困ったときはメンバーの助けを借りながら、ひとつのチームとして各自の業務をこなせるようになりました。

R.M）結果的に、チーム全員で行う業務もより効率よくできるようになっています。総務課は、経営層からくる依頼も対応するのですが、以前であれば自分がなるべく多く作業をやろうとし、結果として何人かの作業がかぶってしまったこともありました。

しかし今は、チームで作業を分担しながら効率よく動けるようになっています。散らばったパズルのピースを、隙間なくぴっちり埋めていくイメージです。経営層からのニーズにも過不足なく応えられて、結果として周りからの信頼にもつながっていると感じています。

総務課は団体競技チーム！メンバー間のフォローは当たり前

R.M）総務課にはOJT制度があります。入所1か月は先輩が隣につき、2か月目でダブルチェックを受けながら徐々に業務を覚えていき、3か月目以降で少しずつ独り立ちしていただきます。

K.T）誰かのために働きたい気持ちがあれば、入所時に特別なスキルは求めません。たとえばパソコンでの作業経験が少なくても、ホスピタリティの精神があれば、必要に駆られて自然と覚えていけるはずです。私自身、前職までエクセルをほとんど使ったことがありませんでしたが、今ではないと困るくらい、エクセルを活用できるようになりました。もし、スキル習得に苦戦しても、私たちがしっかりサポートします。

R.M）スキル面はもちろん、体調不良やご家族の都合で休まざるを得ないときも、フォロー体制は万全です。私は以前、コロナで子どもの通う保育園が休園になり、2か月ほど仕事を休まなければならないことがありました。

当時は入所間もなく、とても申し訳なく思っていましたが、チームのみんなから大丈夫だよと声をかけていただき、ホッとした記憶が残っています。現在は、メンバーの急な休みにさらに柔軟に対応できるよう、業務を2人体制で行っています。

自分以外にも業務を知っている方がいることで、引き継ぎもスムーズになりました。庶務業務は、先輩後輩関係なく分担しているため、休む際は順番を交代してもらうなどして、すぐに対応できます。みんなで団体競技をやっているような感覚です。

K.T）私も子どもがいますが、家庭の都合で休みにくいと思ったことはありません。お互いがそれぞれの事情を理解し合おうとしていて、たとえば、私の子どもの好きな食べ物まで知られています。なんでも話せるチームだからこそ、急に休むことになっても事情をわかってもらいやすいなと感じています。

メンバーの評価も、事務所全体の満足度もアップさせることが目標

R.M）私は今、総務課のメンバーの人事評価も行っています。評価する際は、それぞれのメンバーの行った業務が適切に伝わるように努めています。

現在の評価制度は明確で平等だと感じていますが、総務課は目立ちにくい業務をこなす機会が多いことは否めません。そのため、メンバーが皆さんのために動いていることは、できるだけ数値や言語化して経営層に伝えられるように心がけています。

K.T）メンバー自身も頼りきりにならないよう、積極的に自己解析をしています。私の場合、以前やりとりした方に私の名前を覚えてもらい、別の用事でまた内線をもらえるようになると、「自分の行動は間違っていなかった」と考えています。一方で、自分の行動に対しての反応が薄かった場合は、実はもっとできたことがあったかもしれないと、考えるようにしています。

私の目標は「困ったらK.Tに相談」のイメージを持ってくださる方を1人でも増やすことです。おそらくほかのメンバーも同じように考えているのではないかなと思います。

R.M）総務課全体での評価も上がるように、みんなで頑張っていますね。ベリーベストはまだまだベンチャー気質があり、日々さまざまなアイデアが生まれています。そのなかで総務課の評価が上がり、業務効率化に本当に必要なアイデアを通してもらうために、日ごろからデータ収集を行っています。

たとえば、郵便の仕分けを行う機械を導入するときも、どのくらいの時短効果が見込めるのか数値にするため、手作業にかかる時間のデータを集めました。総務課が対応していることが評価され、業務効率化のために投資をしてもらい、さらに皆さんのためにできることを増やしていく。このようなプラスの循環を生み続けていきたいです。

K.T）総務課の評価アップを目指す一環で、事務所全体の中から特に貢献したメンバーが選出される「VB賞」を獲得することも目標にしています。私たちが特に貢献できそうなのは経費削減なので、そこにアプローチしています。備品は同じ商品でもなるべく安いものを選ぶなど、小さいところからコツコツと、事務所の成長に還元できることを行っています。
VB賞の獲得は他部署の方々も目標としているため、総務課として受賞するためのアプローチについて、今後も一緒に考えてくれるような方が来てくれるとうれしいです。

総務課から事務所全体の働きやすさを改革していく

R.M）総務課はオフィス中を歩き回り、多くの方とやりとりをします。総務課ほど他部署とのつながりがあり、しかも頼りにしてもらえるチームは多くないでしょう。そのため、備品や福利厚生などの制度が本当に皆さんの役に立っているのか、サポートを受け損ねている方はいないかなど、常に注意して適宜改革をしていきたいと考えています。

そのためには、各部署とのコミュニケーションを続けていく努力が欠かせません。現状に満足せず、どのメンバーも全体に気を配れるような存在になっていき、全社員が漏れなく働きやすい環境を作り続けていきたいです。

K.T）総務課では、高い目標を持ち、後輩たちを成長させてあげたいと思ってくださる先輩方が待っています。総務課に応募したいけど、あと一歩を踏み出せない方には、「誰かのためになりたい」と思う気持ちさえあれば大丈夫、と声をかけたいです。

R.M）何かを成し遂げたい、といった明確なビジョンがなくても構いません。ホスピタリティを持ち、さらに誰かのためにフットワーク軽く動ける、何事にもチャレンジをしたい方であれば、ぜひ応募していただきたいです。