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ベリーベストの総務課として求められることとは

管理部 総務課 総務係 係長 A.K

大学卒業後、ウェディング会社に就職し、5年間ウェディングプランナーとして活躍。その後、結婚を機に退職し、2017年に株式会社ベリーベストへ入社。総務課に配属されてからは、前職で培われたホスピタリティを活かし、縁の下の力持ちとして多くの所員を支えている。

管理部 総務課 総務係 庶務/福利厚生/健康・疾病担当 C.K

大学卒業後、大手証券会社に入社。主に支店での顧客対応や、人事部として福利厚生をはじめとした幅広い業務を経験。証券会社で13年間勤めたのち、2021年8月に株式会社ベリーベストへ入社。現在は主に、総務課にて庶務や健康・疾病、福利厚生を担当している。

前職とは異なる業界にあえて飛び込み、それぞれの経験を生かす

A.K) ベリーベストに転職するきっかけは、第一にワーク・ライフ・バランスを整えたかったということでしょうか。前職は接客業ですので、子どもを産んだ後も長く働き続けることはなかなか難しいですし、土日休みにシフトチェンジしたいという考えもありました。法律事務所業界は、まったくかかわりのない業界でしたが、あえて離れた業界に飛び込み、お客さまの対象を従業員に変えて、これまで学んできたホスピタリティを活かしたいと思いました。

C.K) 証券会社で13年間働き続けて、そろそろ別の業界に行ってみたいという前向きな気持ちが芽生え始めたのと同時に、最終的に配属された部署の仕事内容がなかなか自分に合わないと感じたことも転職の理由のひとつです。とくに業種を絞って転職活動をしていたわけではないですが、前職とは別の業界で探していたところベリーベストとご縁があり入社いたしました。これまで自分が経験してきたことで、何ができるのかを探していく中で、ベリーベストの業務内容と自分の経験が一致する部分があると感じました。

総務課は幅広い業務をこなしながら、新規業務の依頼を受けることも

A.K) 総務課は大きく分けて、『受付』『庶務』『福利厚生』『健康・疾病』『防火・防災』の5つの担当に分かれています。私自身の実務としては、その中でコロナワクチンの推奨・実施や、陽性者が出た場合の対応や、『防火・防災』担当として、防火管理者の選任等を行っていますが、現在はほとんど現場を離れて、係長として総務課全体をマネジメントしています。マネジメント以外にも、代表弁護士や経営メンバーからの要望や依頼に対応することも少なくありません。
たとえば経営会議で決まったことについて、まだどの部署で対応するのかも決まっていないような新規業務が総務課に依頼される事もあります。内容によっては他部署で対応した方がいいようなこともありますし、そういった事前の調査をし、どのような依頼にも迅速に対応できる事前準備を担うことが多いです。

C.K) 私が担当しているのは、主に『庶務』『健康・疾病』『福利厚生』を中心に対応しております。『庶務』は、主に全拠点からの問い合わせ全般です。備品発注や弁護士の入退所・異動の手続き、拠点開設対応や保険業務も庶務の仕事になります。『健康・疾病』では、ストレスチェックを対応しています。『福利厚生』では、団体保険や福利厚生システム(リロクラブ)の管理などが主な担当業務です。
前職でも同じような福利厚生のパッケージを導入し、担当していました。また、ストレスチェックについても過去に担当していたことがあったので、前職での経験を活かしながら今の業務に取り組めています。

拠点開設や日々の業務が、結果として事務所の売り上げやお客さまへ還元される

A.K) 拠点開設に関わる業務は、非常にやりがいを感じる業務のひとつです。総務課の業務は目に見えない・形にならない仕事が中心になりますが、その中でも拠点開設は、開設場所に事務所が出来上がって、そこで働く人々が入り、いずれ案件としてオフィスや事務所の売り上げにつながります。事務所の拡大とともに、先陣を切って進めているという実感もありますし、失敗できない重圧もありますが、その分やりがいを感じる瞬間はとても多いです。
また事務所が大きくなるにつれて、担う業務も比例して増えており、事務所拡大のスピードについていかなければなりません。大変ではありますが、そういった部分も私がやりがいを感じる部分のひとつです。数年前の総務課はたったの数名しかいませんでしたが、今では担当も5つに分かれて所属するメンバーも倍以上に増えました。みんなが同じ方向を向いて、事務所の拡大スピードについていけていることも、非常にうれしく思います。

C.K) 法律事務所グループの管理部は、自分たちが日々行う業務によって、弁護士や所員がより活躍し、結果としてお客さまへ還元されることにもつながっていくと思います。間接的で実感が湧きにくいのですが、そういったことを常に頭の中にイメージすることで、自分たちの仕事が役に立っているのではないかなと考えて、日々やりがいを感じています。

風通しの良さはベリーベスト全体の風土としてある

A.K) 総務課は、役職問わず他部署とやり取りをすることが多いのですが、役職者や他部署、他拠点の方とのやり取りにおいては、風通しの良い雰囲気でスムーズにやり取りできています。一般企業でよくイメージされるような、「上司の態度によっては言いづらい」といった縦のいざこざはなく、部署間で連絡を取ることになったら、役職者に直接相談する場面も少なくありません。もちろん、総務課内の雰囲気も同様です。

C.K) 総務課の雰囲気としては、穏やかな方たちばかりなので、気持ちよく働けています。日々、いろいろな方から依頼やお問い合わせをいただくのですが、臨機応変に対応できるメンバーがそろっていると感じます。あとはメンバー同士信頼して声を掛け合うことが多いです。それぞれが個々の業務を持ちつつ、協力し合える部分は声をかけながら動いていますので、総務課の風通しの良さは魅力のひとつだと思います。こうした風通しの良さはベリーベストグループ全体の風土としてあるのではないでしょうか。

A.K) 働きやすさでいうと、育休・産休についても安心して取得できる環境です。私自身、半年間育休でお休みをいただいておりましたが、復帰する時期も臨機応変に対応していただけました。復帰してからは時短勤務で働いていましたが、子どもが熱を出したり、保育園に行きたくないと駄々をこねて遅刻したりしたときも、理解をしてもらえ容認してくれました。
こうした仕事と育児の両立は、なかなか上司に分かってもらえなかったり、体制自体が整っていない会社も少なくないと思います。ベリーベストでは、誰かが産休・育休を取得するとしても、送り出す体制は整っていますし、ダイパーケーキを準備して最終出勤日にチームメンバーからお渡しするという福利厚生制度もあります。本年度においても、前例も多くありますので、長く働いていける環境があることも魅力のひとつです。

従業員の働きやすい環境の整備と、総務課の拡大に向けた体制構築

A.K) 今後の目標や実現したいことは、ふたつあります。ひとつは、ワーキングマザーでも、もっと活躍できる働きやすい環境作りを整えることです。育児と仕事の両立について、上司や事務所の理解はあるとしても、自分の中での葛藤は消えないと思います。私自身がワーキングマザーだからこそ、ベリーベストで出産後も長く働いてくれる方がもっと増えるように、福利厚生を充実させたり、ワーキングマザーの葛藤を少しでも拭えるような、働きやすい環境を整えていきたいです。一方で、仕事を重視しキャリアを形成していきたい女性の活躍の場も広げていきたいという思いもあります。
ふたつ目は、総務課の体制作りです。代表やグループの法人の方たちと距離の近い会社ですので、事務所が拡大していく中での総務課もグループの拡大に合わせて大きくし、どのような組織編成にも付いていける体制を構築していきたいです。

C.K) 私はまだ入社して1年未満ではありますが、自分が現在担当している業務を深掘りして精度をあげていきたいというのが第一の目標です。
あとはA.Kさんも仰っていたのですが、事務所を支えるために総務課も拡大を図っていかなければならないので、新しく総務課に入社した方に早く業務を覚えてもらい、働きやすいと感じてもらえるような環境作りをしたり、これからは自分が先輩として後輩をサポートしていきたいと考えています。

他部署との連携が必須だからこそ、丁寧な対応が求められる

A.K) 総務課では、入社してから6か月間は、チューター制度を取っています。マンツーマンで先輩社員から教えてもらい、事務所・会社のやり方や対応方法等を事細かにお伝えします。日々の業務について何を教わったかを日報として出してもらい、先輩がその内容に対してフィードバックを行います。そうする事で、その人に合った教え方を知る事ができ、つまずいている事や分からない事を拾いながら進める事ができます。進捗や適性に合わせて業務を変えたり、教え方を臨機応変に変えるようにしています。
フォロー体制としては、チューターは付けつつも、総務課全体でフォローするという体制を取っています。分からないことがあれば、聞ける対象は総務課全員です。新人の方が孤立することのないように心がけて取り組んでいます。入社して半年以降は、独り立ちして、何かあれば全員でフォローする形です。

C.K) 私が入社した時も、チューターの先輩についていただきました。分からなければ、その都度質問ができる環境なので、分からないことはその場で解決して、不安を感じることなく業務を進めることができました。

総務課としては、どんな仕事内容でも前向きに取り組む姿勢のある方が向いているかなと思います。あとは、他部署と連携しながら日々いろいろな業務をこなす必要がありますので、誰に対しても、何に対しても丁寧な対応ができる、マルチタスクが好きな方にもおすすめかと思います。

A.K)これからも事務所は拡大し続けていきますので、それに伴い新しい業務もどんどん増えていきます。そのため、新しいことでも挑戦したいと思える方にはぜひ応募していただきたいです。あとは、現状に満足せずに常に改善を考えられる方はより活躍していただけるかなと思います。