人を知る

入社のきっかけは、キャリアアップを考えて

S.T）最初は病院の医療事務の受付として、キャリアをスタートさせました。そこは海外からの患者さまが多い病院でその対応をしているうちに、英語スキルを高めたい、また一流の接客スキルを身につけたいと思い、商社の受付に転職しています。

秘書の仕事がしたいと思った直接のきっかけは、商社で受付業務と共に統括責任者のサポートもすることになったことです。自分のサポートによって、上司の仕事がスムーズに進むことにやりがいを感じ、サポートの専門職である秘書を目指そうと思いました。

なぜ、ほかでもない弁護士秘書を選んだのかと言えば、ちょうど、転職を決意した時期に、知人が弁護士に助けられたという出来事があったためです。トラブルの発生から解決までをずっと見聞きしていたのですが、事件が解決して安堵した知人の表情を見て、弁護士は人生を左右する、この世に欠かすことができない仕事だなと思いました。弁護士をサポートする秘書という仕事を通じて、世の中に貢献したいと思い、縁あってベリーベストに入所しています。

K.O）私は、新卒で国内資本のホテルに入社し、受付をした後、外資系ホテルに転職し、コンシェルジュとして働いていました。コンシェルジュとして対応するお客さまの9割が外国人ゲストで、ご旅行をされているお客さまのために、レストランや飛行機、新幹線の手配や、出張で来日されている方のサポートをしていました。そのような中コロナ禍によって海外からのお客さまが少なくなってしまう、という状況に陥り、転職するべきか悩んでいたそのとき、株式会社ベリーベストで働いている友人から、秘書を募集していると教えてもらったのです。

秘書の仕事はしたことがなかったため、友人に確認したところ、ホテルのコンシェルジュの仕事との間に類似点があり、これまでの経験を生かして仕事ができる可能性がある、と感じました。また、違う業界で働いてみたいという思いもあり、株式会社ベリーベストへ入所しました。

秘書の仕事は、弁護士が仕事に集中できるよう、環境を整えること

S.T）当事務所には多くのパラリーガルがおりますが、秘書とパラリーガルの仕事は明確に分かれています。パラリーガルは、当事務所が取り扱う専門分野ごとの部署に分かれて、お客さまの対応や、事件そのものに必要な事務などに従事されています。そのため、各分野の専門知識が欠かせません。

他方で、私ども秘書課の主な仕事は、ベリーベスト法律事務所に所属する先生方が業務に専念できるよう、環境を整えることです。

具体的には、担当する弁護士のスケジュール管理や会議日程の調整、出張手配、電話当番のシフト作成、休暇申請、お中元お歳暮・手土産の手配などを行っています。先生方が、本来力を発揮すべき業務に専念していただけるよう、全面的なサポートを行うことが私どもの仕事です。当所の弁護士秘書業務は、臨機応変な対応力が求められますし、意外と体力勝負なところがあるかもしれません。

K.O）ベリーベスト法律事務所における弁護士秘書業務の大きな特徴のひとつとして、秘書ひとりあたり約25名の先生を担当すること、があるのかもしれません。現在の秘書課には、他の法律事務所で弁護士秘書に従事した経験がある者がいないので伝聞になりますが、一般的には秘書ひとりあたり1～3人の弁護士を担当するケースが多い、と聞いています。

私も入所した当初は、25人という多くの先生を担当すると聞いて驚きましたし、自分で対応できるのだろうかと不安に思いました。しかし、先生方それぞれの性格や仕事の進め方を把握すると、それぞれのタイミングに合わせて仕事ができるようになっていきます。

先生方のお好みや仕事のリズムをつかめた瞬間は、非常にうれしかったと記憶しています。

弁護士秘書業務で一番必要なものは臨機応変な対応力

K.O）私の場合、 入所後初めの1か月間は主任から仕事を教わりました。仕事の習得チェックリストを確認しながら、OJTで教えていただきました。2か月目からは先生方のシフトの作成や調整を任されるようになり、先生の担当をしていくなど、そのほかの仕事が徐々に増えていきました。

S.T）基本的なことはOJTを通じてお伝えし、知らないこと・わからないことがあれば、その都度先輩が教える、という体制です。
入所したばかりのころは、担当する先生の数が多いので把握しきれるか不安に思いました。でも、初めは簡単な仕事から始めて、徐々にできる仕事を増やしていくので安心してください。

先生方の仕事の依頼方法はさまざまで、電話で仕事を依頼する先生もいれば、メールで仕事を依頼する先生もいらっしゃいます。常にメールなどをチェックして、仕事の依頼の有無を確認し、ミスや漏れがないようにしています。互いにフォローもしているので安心して仕事ができる環境です。

ただ、秘書課としては、先生方に「頼れるパートナー」と思ってもらえるよう、秘書課で可能なことは全て秘書課で行います、という精神を大切に日々仕事に向き合っています。

K.O）たとえば、人事総務関連で不明点が発生した場合にも、先生方からは最初に秘書課に問い合わせが入ります。そのようなときは、秘書課から総務や人事に問い合わせをし、回答しております。
どのようなことでも弁護士秘書に聞けばわかる、なんとかなる、と思っていただけていると思うとうれしいです。

そのほかにも秘書課は、東京オフィスに在籍する先生方のサポートだけでなく、東京オフィスと全国にあるたくさんのオフィスをつなぐパイプ役も担っている課でもあります。また現在は、各オフィスで必要となる、秘書マニュアルの改訂なども行っているところです。問い合わせに対応するといったことだけではなく、業務改善を行うのも秘書課の重要な仕事になります。

秘書課は意見が言いやすく、風通しの良い環境です。

S.T）ここまで秘書の業務についてお伝えしてきて、ベリーベストの弁護士秘書は１人あたりに求められるスキルや業務量が多いと思われた方もいらっしゃるかもしれません。

しかし、秘書課はひとりで仕事を抱え込む、ということはありません。たとえば、先生方から、大量のPDF作成やコピー作成などをご依頼いただくことがあります。その場合には、ひとりでその業務を担うのではなく、秘書課全員で力を合わせて対応しています。互いに頼りにしあえる、非常に仕事がしやすい環境であると感じています。

K.O）声のトーンや表情でその人が困っているなと思ったら、すぐに誰かが必ず声をかけてフォローしてくれるのです。秘書課はチームワークがとても良いですよね。

S.T）はい！ それから、ベリーベスト法律事務所だからこそのやりがいにもつながるのですが、当事務所は代表が「日本一の総合法律事務所を目指す」とおっしゃっていて、非常に勢いがあるのが特徴です。秘書課は代表の執務室の隣にあるので、いつも代表たちの様子を拝見しています。

代表たちが、より良い事務所となるよう、お仕事をされているご様子を常に見ていることで、私たちも頑張ろう、という気持ちになれます。秘書課も、その代表たちの勢いにのって仕事をしています。

たとえば、何か業務改善をしたいと思ったとき、通常の会社であれば、直属の上司にそれを伝え、さらに課長や部長などの承認を取らなければいけません。でも、当所では、意見をチームメンバーに伝え、取り入れるべきと賛成されれば、早ければ次の日から業務フローを変えることができ、スピーディーに業務改善が可能です。

K.O）確かに！私は入所して1年ですが、仕事のやり方やマニュアルは入所時からガラッと変わっていますね。でも、それを負担に感じたことはありません。仕事のやり方を変えればチームがもっと良くなる可能性があるなら、その変化を楽しみながら仕事をしよう、というポジティブさが秘書課にはあるからです。

秘書課は、全員同じ方向をむいて働いているので、何かあった場合でもみんなで乗り越えていけると思えます。